Les réceptions (pause-café, réception à l’heure du déjeuner/en soirée) organisées lors de la PP-22 offrent aux participants des occasions très appréciées de se mettre en relation, d’établir des liens et d’en savoir plus entre les séances tout au long de la Conférence. L’organisation de réceptions offre aux États Membres et aux autres parties intéressées une occasion unique de dialoguer avec les délégations, de mieux se faire connaître et de mener des activités de promotion.
Le Service du protocole de l’UIT tient à jour et coordonne le calendrier des réceptions afin d’informer les Etats Membres et les autres participants à la Conférence. Les parties intéressées qui prévoient d’organiser une réception doivent tout d’abord se mettre en relation et se coordonner avec le Service du protocole de l’UIT avant de prendre des dispositions définitives quant à la date et à l’heure d’un projet de réception.
Le Service du protocole de l’UIT fournira son assistance, dans la mesure du possible, pour trouver des créneaux disponibles et servira d’intermédiaire pour éviter le chevauchement des réceptions, ainsi que pour fournir les coordonnées des personnes à contacter sur place pour réserver d’autres lieux et les services associés (restauration, transport, etc.). Les réservations des créneaux seront confirmées dans l’ordre d’arrivée des demandes.
Par courtoisie, il convient d’éviter de programmer une réception pendant une séance de travail officielle afin de ne pas gêner les travaux de la Conférence. Il est également d’usage que la première soirée de la PP soit réservée exclusivement à la réception de bienvenue du pays hôte, et qu’aucune autre réception ne soit donc organisée lors de cette soirée.
Une copie de l’invitation, indiquant si la réception est ouverte à tous ou réservée à certains participants, devrait être envoyée à l’adresse protocol@itu.int pour approbation. Veuillez noter que les cartons d’invitation et autres documents distribués pour les réceptions ne doivent utiliser aucun logo de l’UIT ni aucune référence ou signe visible de nature à suggérer ou même à laisser entendre que l’UIT est associée à une réception. Le Service du protocole de l’UIT n’assurera aucune distribution d’invitations papier ou électroniques. Lorsqu’il est demandé aux invités de confirmer leur présence, les réponses correspondantes sont gérées par l’organisateur de la réception.
Le programme des réceptions et les informations associées seront publiés sur la page web présentant le programme de la PP-22 (compte TIES obligatoire) et mis à jour. Le programme quotidien des réceptions sera affiché sur les écrans du lieu de la Conférence et les réceptions sont annoncées le jour même par le secrétaire de la séance qui précède.
A l’exception de ce service, l’UIT n’assumera pas la responsabilité de l’organisation logistique et des autres arrangements pour les réceptions, qui relèvent uniquement de la responsabilité de l’organisateur de chaque réception.
Pour toutes les demandes concernant les réceptions pendant la Conférence, veuillez vous adresser à protocol@itu.int.
