Les procédures et services suivants sont spécialement prévus pour les délégués de haut rang. Pour obtenir des renseignements détaillés, veuillez consulter la Lettre circulaire CL-22/27.
Procédures d’inscription particulières pour les délégués de haut rang
Tous les délégués de haut rang (hautes personnalités) doivent s’inscrire en ligne au moyen du système d’inscription en ligne. Le coordonnateur responsable des inscriptions peut également inscrire les délégués de haut rang (ministres et agents de sécurité assurant la protection rapprochée, autres délégués de niveau ministériel et ambassadeurs) en leur nom, via la plate-forme d’approbation des inscriptions à l’usage des coordonnateurs, en sélectionnant la Conférence de plénipotentiaires de 2022, puis en cliquant sur “Inscription de délégués de haut rang”.
Veuillez noter que tous les participants, y compris les hautes personnalités, doivent renseigner les données figurant sur leur passeport dans le formulaire d’inscription en ligne, afin de respecter les exigences en matière de sécurité.
Il convient de noter que ce service est fourni afin de faciliter l’inscription des hautes personnalités en vue de leur participation en présentiel. Il ne comprend pas la création automatique d’un compte utilisateur de l’UIT, nécessaire pour se connecter à distance aux sessions virtuelles, ou d’un accès TIES, requis pour accéder aux documents. Tous les délégués, y compris les hautes personnalités, qui souhaitent participer à distance doivent obligatoirement être titulaires d’un compte utilisateur individuel de l’UIT et effectuer leur inscription en ligne.
Arrivées et départs à l’aéroport international Henri Coandă
Des guichets d’accueil et d’information seront mis à disposition à l’aéroport international Henri Coandă au niveau des arrivées, dans la zone de récupération des bagages. Ils seront indiqués par des panneaux spéciaux. Des points de contrôle des passeports spécialement destinés aux participants à la PP-22 pourront être mis en place, si nécessaire, pendant les périodes de forte affluence à l’arrivée et au départ. Un point de contrôle diplomatique sera mis à la disposition des délégués munis de passeports diplomatiques à l’arrivée et au départ. Le pays hôte mettra en place un protocole spécial pour l’accueil des hautes personnalités relevant de la catégorie VVIP.
Salon pour les hautes personnalités de l’aéroport
Le salon pour les hautes personnalités de l’aéroport, qui se trouve dans un terminal séparé, ne sera accessible qu’à une haute personnalité par délégation, à l’arrivée et au départ. Les hautes personnalités bénéficiant des services du salon pour les hautes personnalités de l’aéroport seront accueillies à la porte de l’avion et transportées en voiture jusqu’au salon (outre le délégué, un seul accompagnant pourra être transporté jusqu’au salon). Un représentant du protocole/chargé de liaison du pays hôte, ainsi que des représentants de l’ambassade, s’ils sont disponibles, accueilleront les hautes personnalités dans le salon. Le contrôle des passeports et la récupération des bagages seront assurés par les services du salon pour les hautes personnalités de l’aéroport. Les délégués de haut rang qui demandent à bénéficier des services du salon pour les hautes personnalités de l’aéroport sont invités à utiliser une étiquette ou un autocollant à bagages distinctifs ou une photo électronique pour faciliter l’identification de leurs bagages par le personnel de l’aéroport. Un modèle d’étiquette ou d’autocollant sera fourni après confirmation par le Service du protocole du pays hôte.
Les informations relatives au voyage et les autres renseignements pertinents concernant la haute personnalité (une par délégation) demandant à bénéficier des services du salon pour les hautes personnalités de l’aéroport devront être communiqués dès que possible, et au plus tard le 10 septembre 2022, au coordonnateur désigné du pays hôte, M. Alexandru Ionașcu (protocolPP22@ancom.ro), afin que le service puisse être assuré. Pour ce faire, veuillez remplir le formulaire en ligne, accessible via un compte d’utilisateur de l’UIT avec accès TIES, en indiquant les informations nécessaires.
Nous conseillons aux membres des ambassades situées à Bucarest qui accueillent des ministres de leur pays de demander l’autorisation d’accéder au salon pour les hautes personnalités de l’aéroport 48 heures à l’avance, en écrivant à l’adresse protocolPP22@ancom.ro et en indiquant les noms des employés et du conducteur et les plaques d’immatriculation du ou des véhicules officiels qui accèderont au salon. Pour les hautes personnalités arrivant par des vols privés, les autorisations de survol et d’atterrissage doivent être obtenues et communiquées par les voies diplomatiques appropriées. Les délégations devront prendre les dispositions nécessaires pour les services au sol. Pour les départs, toutes les hautes personnalités doivent être présentes à l’aéroport deux heures avant l’heure de vol prévue, afin de remplir toutes les formalités.
Transport des hautes personnalités
Un service de transport sera mis à la disposition de tous les membres des délégations accrédités entre l’aéroport et les hôtels recommandés, et entre les hôtels recommandés et le lieu de la Conférence. La liste des hôtels recommandés est disponible à l’adresse https://bucharestpp22.gov.ro/accommodation.
Un service de transport spécial sera assuré pour les chefs d’État ou de gouvernement, conformément au protocole national et aux mesures de sécurité applicables.
Les ambassades et les consulats de Bucarest sont invités à assurer le transport des ministres de leur pays participant à la Conférence. Sur demande, et dans la limite d’une haute personnalité par délégation, une voiture et un chauffeur désignés seront mis à disposition pour toute la durée de leur séjour, pendant la PP-22. Ce service commence à l’arrivée au salon de l’aéroport pour les hautes personnalités et se termine au départ de ce salon (voir ci-dessus). La demande doit être soumise au moyen du formulaire en ligne accessible via un compte d’utilisateur de l’UIT avec accès TIES ou adressée au coordonnateur du pays hôte, à l’adresse: protocolPP22@ancom.ro.
Accès au centre de conférences pour les hautes personnalités
Un point de dépose/prise en charge des hautes personnalités et une zone d’attente limitée pour les véhicules seront mis en place aux entrées principales du lieu de la Conférence. Par mesure de sécurité, toutes les hautes personnalités participant à la PP-22, à l’exception des membres de la catégorie VVIP, sont tenues de porter un badge avec photo et d’utiliser les lecteurs de badges pour accéder au lieu de la Conférence. Tous les participants doivent également être munis d’une carte d’identité nationale ou d’un document de voyage officiel avec photo, dans l’éventualité où le service de sécurité du site demanderait à voir une deuxième pièce d’identité. Les hautes personnalités munies d’un insigne et d’un cordon porte-badge distinctif pourront bénéficier d’un accès rapide via la zone de contrôle de sécurité.
Salons et salles de réunion pour les membres des catégories VVIP et VIP
Un salon VVIP sera mis à la disposition des chefs d’État et de gouvernement, moyennant des mesures spéciales et des restrictions. Un salon réservé aux hautes personnalités, comportant deux salles de réunion privées, sera mis à la disposition des hautes personnalités, avec des restrictions en matière d’accès.
Un nombre limité de salles de réunion bilatérales seront mises à la disposition des hautes personnalités. Les demandes concernant les salles de réunion bilatérales privées seront traitées dans leur ordre d’arrivée et soumises à des restrictions de temps (ces salles pourront être réservées par tranches de 30 à 90 minutes, avec un maximum de deux demandes non consécutives par délégation et par jour) et à la confirmation préalable du Service chargé du protocole de l’UIT. Les délégations sont priées d’envoyer leurs demandes de réservation à l’avance, en remplissant un formulaire de réservation disponible sur demande ou en se rendant directement au Bureau du Protocole sur le lieu de la Conférence. Pour toute information complémentaire, veuillez contacter M. Mario Castro Grande (protocol.service@itu.int), du Service du Protocole de l’UIT.
Manifestations organisées par le pays hôte à l’intention des membres des catégories VVIP et VIP
Le pays hôte organisera une série de manifestations à l’intention des hautes personnalités des catégories VVIP et VIP, notamment:
Le dimanche 25 septembre, une table ronde ministérielle, un concert de musique classique et un cocktail seront organisés à l’Athénée roumain (https://www.fge.org.ro/eng/).
Le matin du vendredi 30 septembre, une discussion de haut niveau et un petit-déjeuner d’affaires sur le thème “Renforcer l’autonomisation et le rôle directeur des femmes à l’UIT” seront organisés en collaboration avec l’UIT et l’Australie au Palais du Parlement.
Dans la soirée du mardi 4 octobre, un spectacle musical et un cocktail seront organisés à l’Opéra national de Bucarest (https://operanb.ro/?lang=en).
Veuillez noter que les égards et les services destinés aux hautes personnalités sont susceptibles d’évoluer à la réception de nouvelles informations et en fonction de la modification des exigences relatives au processus et de la disponibilité des ressources.
