Back

الأحداث الاجتماعية

تعتبر الأحداث الاجتماعية (الاستراحات القصيرة، ووقت الغداء/ حفلات الاستقبال المسائية) في المؤتمر مناسبات تحظى بتقدير كبير حيث يقوم المشاركون بالتواصل والتفاعل وتجديد طاقتهم بين الجلسات خلال المؤتمر. وتتيح استضافة حدث اجتماعي فرصة فريدة للدول الأعضاء والأطراف المهتمة الأخرى للمشاركة مع الوفود وزيادة الوعي وللأغراض الترويجية.

وتقوم خدمة البروتوكول لدى الاتحاد بإدارة وتنسيق جدول زمني لهذه الأحداث من أجل إحاطة الدول الأعضاء والمشاركين الآخرين في المؤتمر علماً بهذه الأحداث. ويجب على الأطراف المهتمة التي تخطط لتنظيم حدث اجتماعي أن تعمد أولاً إلى الاتصال والتنسيق مع خدمة البروتوكول لدى الاتحاد قبل استكمال الترتيبات النهائية بخصوص تاريخ وموعد الحدث الاجتماعي المقترح.

وستساعد خدمة البروتوكول لدى الاتحاد، قدر الإمكان، في تحديد الأماكن المتاحة وستكون بمثابة وسيط لتجنب التضارب المحتمل في المواعيد، وكذلك في تقديم بيانات الاتصال المحلية بشأن حجز الأماكن وغيرها من الخدمات ذات الصلة (خدمات المطاعم، والنقل، وما إلى ذلك). وستُؤكد حجوزات الفترات الزمنية على أساس أسبقية الطلبات المقدمة.

وعلى سبيل المجاملة، ينبغي تجنب تنظيم الأحداث الاجتماعية خلال جلسات العمل الرسمية حتى لا تؤثر على عمل المؤتمر. ومن المعتاد أيضاً حجز الأمسية الأولى من المؤتمر، حصراً، لحفل الاستقبال الذي يقيمه البلد المضيف، حتى لا يقيم أي منظم حدث آخر حفل استقبال في ذلك المساء.

وينبغي إرسال نسخة من الدعوة إلى protocol@itu.int للموافقة عليها، مع الإشارة إلى ما إذا كان الحدث مفتوحاً لجميع المشاركين أو بمشاركة محدودة. ويرجى ملاحظة أن بطاقات الدعوة وغيرها من المواد المتعلقة بالأحداث الاجتماعية ينبغي ألا تحمل شعار الاتحاد أو أي مرجع أو إشارة قد توحي أو حتى تلمِّح ضمناً إلى أن الاتحاد يؤيد الحدث. ولن يقوم بروتوكول الاتحاد بأي توزيع ورقي أو إلكتروني للدعوة. وسيتولى منظم الحدث إدارة الردود على الدعوة إذا لزم الأمر.

وسيتم نشر وتحديث الأحداث الاجتماعية والمعلومات ذات الصلة في الموقع الإلكتروني للمؤتمر (محمي بحقوق النفاذ إلى خدمة تبادل معلومات الاتصالات). وسيُعرض الجدول الزمني اليومي على شاشات في مكان انعقاد المؤتمر، وسيعلن أمين الاجتماع الذي سيعقد مسبقاً عن الأحداث ‏الاجتماعية في ذلك اليوم‎.‎

وفيما عدا هذه الخدمات لا يتحمل الاتحاد أي مسؤولية عن الترتيبات اللوجستية أو خلافها فيما يتعلق بالأحداث الاجتماعية، إذ إن منظم الحدث وحده هو المسؤول عن هذه الترتيبات.

وبالنسبة إلى جميع الاستفسارات المتعلقة بالأحداث الاجتماعية أثناء المؤتمر، يرجى الاتصال من خلال البريد الإلكتروني protocol@itu.int